Les employés assistent à une réunion pour traiter ensemble un ou plusieurs problèmes dans le but de les résoudre dans un délai précis. Cette méthode vise aussi à faciliter la prise de décision au sein de l’entreprise. Selon le site jobat.be, les employés gâchent 187 heures par an en faisant des réunions. Il est donc très important de les limiter, voire de les arrêter pour éviter ce gaspillage de temps. Mais comment doit-on s’y prendre ?

En effet, pour une entreprise, le temps est précieux. Il est synonyme d’argent et les dirigeants, s’ils le gaspillent de façon insensée, risquent d’entraîner une perte et d’impacter le résultat de la société. Pour éviter ce problème, voici quelques solutions à adopter :

Limiter le nombre de personnes assistant à une réunion

Pour raccourcir les réunions, il est nécessaire de définir au préalable les sujets pour lesquels elles auront lieu. Il faut aussi identifier les salariés qui sont concernés par les thèmes qui y seront abordés. Cela permet une implication de tous les participants et garantit une meilleure prise de décision.

Tenir compte des participants et du thème abordé est également un moyen de classer les employés en petits groupes de travail. Cela assure une meilleure organisation au sein de l’entreprise. Le plus grand avantage de cette approche, c’est qu’aucun salarié ne s’ennuiera ou s’ennuiera moins pendant une réunion, et surtout que certains collaborateurs ne seront pas payés à ne rien faire, une chose qui se produit si les thèmes de réunions ne sont pas définis au départ.

Fixer un délai pour les réunions

Si le temps de réunion est généralement de 1 heure pour la plupart des entreprises, le site cadreo.com, dans un article de 2014, préconise que « La durée idéale pour une réunion est de 37,5 minutes ». Un temps restreint permet, en effet, aux participants d’aller droit au but dans ce qu’ils exposent. De plus, plus une réunion est longue, plus la concentration des employés qui y participent diminue. Ce qui impactera fortement l’efficacité de cette méthode.

Une fois de plus, l’organisation joue un rôle très important, car tout le monde devra préparer à l’avance ce qu’il devra dire pendant la réunion.

Cependant, si une réunion doit obligatoirement s’étendre sur un délai plus long, plusieurs heures par exemple, des moments de pause s’imposent. Il faut faire une pause de temps en temps pour que les participants puissent reprendre avec un maximum d’implication après.

Tenir des réunions debout

Cette option peut être absurde au premier abord, mais elle peut s’avérer très avantageux dans la mesure où les salariés assis peuvent traîner dans l’exposition de leurs idées. En étant debout, ils sont obligés d’accélérer et d’aller droit au but. Cela peut être un peu difficile à gérer pour les employés qui doivent participer à plusieurs réunions dans une même journée. Par contre, c’est très efficace pour réduire le temps perdu inutilement dans une entreprise.