Lorsque les discussions sont achevées, il est utile de noter et de conserver ce qui a été dit et les décisions prises dans un compte-rendu de réunion. Dans cet article, on vous propose aujourd’hui quelques astuces et conseils pour rédiger un compte-rendu efficace.

Une rédaction « à chaud »

La fin des échanges ne signifie en aucun cas l’arrêt du travail relatif à ce projet. C’est au tour de la « phase d’action » de prendre le relais. Son but étant de mener à bien les tâches opérationnelles ou bien d’identifier et d’analyser certains points spécifiques.

Pour que le compte-rendu fournisse le résultat escompté, il doit être rédigé instantanément après la réunion. Le rédacteur peut faire une ébauche avant la « phase de conclusion » et le fignole peu à peu. Pour ce faire, la forme du compte-rendu est le suivant :

  • Il ne doit pas dépasser une page. Ce livrable doit être dynamique, précis et clair. Vous pouvez, par exemple, utiliser des paragraphes avec puces, numérotations, sections, etc. En effet, tout le monde doit pouvoir déceler l’essentiel très rapidement.
  • Il doit comporter un titre de façon à ce qu’on le retrouve dans les meilleurs délais.
  • Il doit indiquer le logo de votre entreprise (pour faire plus corporate).

Les points à reprendre

Le fond du compte-rendu doit faire un bref rappel sur le contenu :

  • la date de la réunion
  • l’objet traité
  • le rédacteur du compte-rendu
  • les participants ainsi que les absents
  • l’ordre du jour
  • le relevé des décisions
  • le résumé des points liés à l’ordre du jour

Si ce compte-rendu concerne un projet en particulier, il est impératif de préciser son numéro.

Évoquez chaque thème en soulignant :

  • Le nom du compte-rendu (concis, clair et net, celui-ci doit être parlant)
  • Le Plan d’actions pour activer les décisions, pour avancer et en tirer profit. Une clôture ou une annulation peut être considérée comme un PA. En principe, le plan d’actions doit toujours contenir 3 colonnes : QUOI/QUI/QUAND
  • Les éléments exposés qui ont été validés, annulés ou remplacés (il faut bien différencier ces 3 points, car ils ont chacun leur importance).

Terminez le compte-rendu en précisant la date de la prochaine réunion discutant du même sujet si elle est obligatoire. Il faut également présenter les pièces jointes, surtout si plusieurs livrables ont été exposés lors de cette réunion. Il peut s’agir de documents de travail supplémentaires.

Le compte-rendu doit être diffusé dans un délai de 2 à 3 jours maximum auprès des personnes concernées (y compris les excusées), idéalement dans une version PDF. Il peut également être proposé aux individus susceptibles d’être captivés par le contenu de la réunion.

À noter que le rédacteur doit rédiger le contenu au présent de l’indicatif. Il peut alors employer la troisième personne pour restituer un fait qui le concerne. La technique de prise de notes est primordiale pour la rédaction du compte-rendu. Grâce à elle, le rédacteur peut en 1 ou 2 heures mettre en forme le compte-rendu.